Conference Coordinator (m/w/d)

3 große Konferenzen, viele Beteiligte und jede Menge Dinge, die im Hintergrund funktionieren müssen. Genau darum geht es in dieser Rolle. Du hältst Fäden zusammen, kümmerst dich um Teilnehmendendaten, stimmst dich mit Partnern und Dienstleistern ab und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass unsere Veranstaltungen gut vorbereitet sind und vor Ort alles läuft.

Dabei arbeitest du eng mit dem Conference-Team zusammen und hast viele unterschiedliche Ansprechpartner*innen: von Tourismusbehörden und Stadtmarketing über Locations und Gewerke bis zu Teilnehmenden und Partnern.

Die Position ist auch in Teilzeit möglich und verbindet Arbeit an unserem Standort in Wien mit mobilem Arbeiten. Bei unseren 3 x1F-Konferenzen bist du natürlich vor Ort dabei.

• Organisation: Du hältst die organisatorischen Fäden für unsere 3 Konferenzen zusammen und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Absprachen im Blick bleiben.
• Teilnehmendenmanagement: Teilnehmendendaten pflegst du sorgfältig, begleitest Registrierungen und Tickets und stellst sicher, dass alle Informationen aktuell und vollständig sind.
• Abstimmungen: Informationen einholen, offene Punkte klären und Absprachen nachhalten gehört für dich einfach dazu. Dabei hast du die unterschiedlichen Ansprechpartner*innen gut im Blick.
• Kooperationen: Im Austausch mit Tourismusbehörden, Stadtmarketing und anderen externen Partnern organisierst du Themen rund um unsere Veranstaltungen, etwa Parkmöglichkeiten, Laufstrecken oder weitere Angebote für unsere Gäste.
• Dienstleister & Gewerke: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit verschiedenen Gewerken und Dienstleistern und behältst im Blick, was wann und von wem gebraucht wird.
• Teilnehmende & Gäste: Als verlässliche Ansprechperson hast du ein offenes Ohr für Fragen und findest auch bei individuellen Anliegen eine unkomplizierte Lösung.
• Vor Ort: Bei unseren 3 Konferenzen bist du mittendrin und sorgst gemeinsam mit dem Team dafür, dass Aufbau, Abläufe und Betreuung funktionieren und sich unsere Gäste gut aufgehoben fühlen.
• Weiterentwicklung: Wenn dir auffällt, dass etwas einfacher oder besser laufen kann, bringst du deine Ideen ein und setzt sie gemeinsam mit dem Team um.

• Organisation: strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, auch bei mehreren Aufgaben, Fristen und Ansprechpartner*innen
• Kommunikation: offene und verbindliche Kommunikation, Freude am Austausch mit unterschiedlichen Menschen
• Serviceorientierung: gutes Gespür für die Anliegen von Teilnehmenden, Gästen, Partnern und Dienstleistern
• Eigeninitiative: selbstständiges Anpacken von Themen, Verbindlichkeit und Durchhaltevermögen
• Digitale Affinität: sicherer Umgang mit digitalen Tools und schnelle Einarbeitung in neue Systeme
• Datenverständnis: sorgfältiger Umgang mit Daten, Blick für Vollständigkeit und Qualität
• Erfahrung: erste Berufserfahrung im Event-, Veranstaltungs-, Tourismus-, Hospitality-, Kunden- oder Office-Management von Vorteil
• Ausbildung: Ausbildung oder Studium willkommen, aber keine Voraussetzung
• Sprachen: sehr gute Deutschkenntnisse (C1) sowie gute Englischkenntnisse
• Reisebereitschaft: Bereitschaft zur persönlichen Anwesenheit bei derzeit 3 großen x1F-Konferenzformaten pro Jahr

Deine Persönlichkeit

• Kümmerer*in: den Überblick behalten, sich um offene Punkte kümmern und nicht locker lassen, bis eine Sache geklärt ist.
• Anpacker*in: Aufgaben selbstständig angehen, mitdenken und auch dann eine Lösung finden, wenn nicht alles vorgegeben ist.
• Menschenmensch: gerne mit unterschiedlichen Menschen arbeiten, verbindlich kommunizieren und auch mit externen Partnern den Kontakt halten.
  

#LI-Hybrid

#LI-SG1

• Gehalt: Das Jahresbruttogehalt beträgt mindestens 40.000 € bei 38,5 Wochenstunden und 14 Gehältern pro Jahr. Je nach Erfahrung und Qualifikation machen wir dir ein individuelles Angebot.
  
• Österreichische Benefits: Für unseren Standort in Wien bieten wir unter anderem das KlimaTicket Österreich, Edenred-Gutscheine und einen Kindergartenzuschuss. Welche Benefits für dich konkret infrage kommen, besprechen unsere Recruiter gerne persönlich mit dir.