Office Manager*in (m/w/d)

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Bei uns läuft vieles, weil jemand wie du den Überblick behält. Du sorgst dafür, dass sich andere auf ihre Arbeit konzentrieren können. Weil du mitdenkst, zuverlässig bist und ein gutes Gespür für Menschen hast. Für unser Office Management in München (Nymphenburger Straße) und Düsseldorf (Graf-Adolf-Platz) suchen wir Menschen wie dich. Mit Überblick, Herz und einem klaren Gespür für das, was gerade gebraucht wird. Die zuhören, anpacken, nachfragen. Die wissen, wie Office Management tickt und wie man eine gute Atmosphäre schafft.

• Organisation: Du sorgst dafür, dass die Büroabläufe reibungslos funktionieren. Dazu gehören Einkauf und Verwaltung ebenso wie die Unterstützung bei administrativen Themen und Projekten.
  
• Koordination: Du stimmst dich mit externen Dienstleistern ab. Dazu gehören unter anderem Reinigung, Sicherheit und Wartung.
• Verwaltung: Du hast Posteingang und -ausgang im Griff und achtest auf wichtige Fristen.
• Empfang: Kolleg*innen und Gäste fühlen sich bei dir willkommen. Du gestaltest den Empfang freundlich und professionell und verwaltest Zugangsberechtigungen für Mitarbeitende und Besuchende zuverlässig.
• Kommunikation: Du bist der erste Kontakt am Telefon und sorgst dafür, dass alles reibungslos ankommt, wo es hin soll.
• Veranstaltungen: Du organisierst unsere Standort-Events. Von der Raumbuchung bis zur passenden Verpflegung ist alles gut geplant.
  

• Qualifikation:  abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Rolle
• Struktur: gutes Verständnis für Prozesse und ein ausgeprägter Sinn für praktische Lösungen
• IT-Kompetenz : sicherer Umgang mit MS Office
• Sprachen:  sehr gutes Deutsch für eine freundliche, präzise Kommunikation im Büroalltag. Ergänzt durch solide Englischkenntnisse für den Umgang mit internationalen Kontakten.

Deine Persönlichkeit

• Miteinander: Du arbeitest gern mit anderen zusammen und fühlst dich in einem offenen Umfeld wohl.
• Verlässlichkeit: Aufgaben erledigst du gewissenhaft und behältst Fristen im Blick.
• Kommunikation: Offen, freundlich, ansprechbar – du schaffst einfach eine angenehme Atmosphäre.

#LI-Onsite

#LI-DT1

• Flexibel & Gefördert:

  Jeden Monat Geld für Extras: z. B. Jobrad, Deutschlandticket, EGYM-Wellpass oder vermögenswirksame Leistungen – und mehr.

• Freiraum & Freizeit:

  30 Urlaubstage, Weihnachten und Silvester frei. Außerdem möglich: Workation und Sabbatical.

• Gesundheit & Absicherung:

  Betriebliche Altersvorsorge und ein externes Beratungsprogramm – für Unterstützung bei beruflichen, privaten und gesundheitlichen Herausforderungen.